Klart vi bruker prosjektstyrings-verktøy…
Document Actions
At pragmatisme er nødvendig hersker det ingen uenighet om. Prosjektstyrings-verktøy som Microsoft Project, TurboProject eller BaseCamp – eller Open Source alternativer som dotProject, Tutos og Trac, er uunnværlige. Og enkelte av dem fungerer like bra for små prosjekter som for store.* Like fullt: For små prosjekter har vi lett for å tenke at styringsverktøy er til mer bry enn til nytte. Vi vil ha resultater, ikke administrasjon. Og vi mener å kjenne både gruppen og oppgaven godt nok til at et spesialverktøy blir overkill.
Resonnementet er på den ene siden udiskutabelt. Vi har erfaringen, kunnskapen og ressursene, så la oss komme i gang. De store verktøyene kan vente på de store prosjektene. På den andre siden er ingen prosjekter så små at de kan gjennomføres uten at deltagerne snakker sammen og kommuniserer med hverandre, og uten planer, logger og fremdriftsrapporter. Derfor – selv om vi velger bort de 'proffe' verktøyene under påskudd av at de under omstendighetene blir hemmende i stedet for hjelpende, trenger vi noe. Og dette 'noe' blir som regel en kombinasjon av en tekstbehandler og epost, supplert med enkelte presentasjoner og regneark.
Titusenvis av prosjekter er til enhver tid i gang under et slikt regime. Det skal imidlertid lite fantasi og erfaring til for å innse at ad hoc verktøy – til tross for at de åpenbart fungerer – er lite optimale. Epost er vel og bra, men arkivering og oversikt blir overlatt til hver enkelt, én melding blir gjerne til 10 eller 100 avhengig av antall deltagere, og selv der det finnes et sentralt arkiv av kommunikasjon og dokumenter, er det de personlige epost-kassene som benyttes. Akseptabelt, men like fullt lite effektivt og ikke minst risikabelt.
Men hva om
det finnes bedre alternativer – som bevarer enkelheten og
fleksibiliteten, og samtidig fjerner eller reduserer de negative sidene?
Svaret er en Wiki – som viser seg å være et perfekt prosjektstyringsverktøy for små
prosjekter. Tilrettelagt for diskusjoner, deling av informasjon,
sporbarhet og med enkle, effektive aksesskontroll-mekanismer kan en
Wiki effektivisere prosjektstyring og fremdrift, og samtidig
redusere belastningen på epost-system og lagringssystemer. Dessuten
krever en Wiki praktisk talt ingen opplæringstid fordi brukerne kjenner
mekanismene fra før, produktene er enkle og effektive, og ikke minst: De finnes i et enormt antall på nettet
– kommersielle og Open Source. Sjansen er stor for at organisasjonen har én eller flere varianter installert allerede.**
Situasjonen og argumentene er analoge med vår
diskusjon om Wikier som saksbehandlingsverktøy (se Fra Wiki til saksbehandling), og bruken
eksploderer av samme årsak. Mange brukere er allerede kjent med
en del av mekanismene fra sosiale applikasjoner, webmail og blogger på
fritiden, hvilket bidrar til både positiv innstilling og lav brukerterskel. For driftspersonell representerer installasjon og drift av en Wiki en marginal utfordring som i de fleste tilfeller vil være velkommen, fordi den representerer belastningen på andre elementer i infrastrukturen. Og for prosjektledere sørger en Wiki for mindre arbeid, høyere effektivitet og redusert sjanse for feil og misforståelser. Et bedre eksempel på en vinn-vinn situasjon er det vanskelig å forestille seg.
* Vi har spesielt sans for BaseCamp, som ikke bare er web-basert, men et glimrende eksempel på Web2-plattformen i praksis – se analysen Veien til Web2, del 3: Den virtuelle plattformen.
** Se også Produktfokus: TWIKI og Nytt liv i kjedelige regneark.
